Решили собрать лучшие практики тайм-менеджмента и личной эффективности по версии наших руководителей отделов и CEO. Ребята поделились лайфхаками, ритуалами и программами, которые помогают им быть продуктивными в течение всего дня.
Наталия Бринза (Head of UX/UI Department)
Натали обычно подводит итоги дня накануне вечером, и составляет план на следующий день. Обычно есть 3-5 важных задачи на день, и если по ним удалось продвинуться – тогда Success. Также важно участвовать в задачах ребят, если по всем проектам есть движение, то команда мотивирована.
Из программ Натали использует Google Календарь – в нем фиксирует рабочие и даже личные задачи (например, занятия английским или покупка корма коту :-))
Из правил по продуктивному рабочему дню, Наташа выделила:
- Не перепрыгивать с таски на таску и держать фокус (сложно, но работает).
- Уединяться. Если есть возможность найти укромное местечко, чтобы никто не дергал, и важно выдать результат – лучший способ это уединиться. Наушники тоже хорошо работают 🙂
- На конец дня ставить себе увлекательную задачу, которой заниматься одно удовольствие. Чтобы ее не переносить, мотивация оперативно сделать все что запланировано “до” вырастает.
- Простая договоренность с собой – не расслабляться, и надо помнить, что кто-то побежал быстрее.
Александр Прокопьев (CTO)
Саша стартует свой день с работы в приложении Things. Отмечает что было сделано, смотрит таски на сегодня и добавляет по ним план. Сразу пушит людей по задачам, которые в блоке. Все, что можно делегировать, переставляет на ответственных в наших системах учета тасков (Worksection, мессенджеры или проектные task трекеры).
Закрывает день, проставляя галочки в сделанных задачах – по словам Саши, это истинный кайф 🙂
Из программ для эффективного управления временем использует:
- Things
- Telegram
- Gmail
- Calendar
- Rocketchat
- Worksection
Из фишек работы с продуктивностью отмечает особую роль правильности приоритетов. Если выбрать пару основных задач на день, то они будут наверняка сделаны. Также ставит приоритеты и сотрудникам. Иногда использует технику “съесть лягушку” – утром делает что-то самое неприятное, и в течение дня уже любые задачи пролетают быстро.
Часто Саша берет задачу на пробежку – если нужно было подумать днем, Саша переносит на вечер и за час бега могу сгенерить какой-то выход/решение. А еще, Саша оставляет ноут в офисе, дабы не дорабатывать по мелочам дома. В итоге перед уходом дожимает по-максимуму, и дома ложится пораньше 🙂
Роман Ратинов (Head of Custom Department)
Рома начинает свой рабочий день с того, что сверяется с календарем и расставляет основные приоритеты на сегодня. Обязательно оставляет время на “непредвиденное”. И очень часто, не зря.
Кроме того, есть разбиение дня на блоки – когда Рома занимается проектами, когда текучкой, когда HR вопросами (тет-а-теты, собеседования). Пример одного из дней (по блокам):
Завершение рабочего дня Ромы обычно сопровождается ритуалом проверки списка задач, и вычеркивания уже готовых. Не всегда получается вложиться на 100% в запланированное, но стремиться стоит 🙂 Рома отмечает – важно, чтобы фокусная задача на день была выполнена.
Из программ использует:
- Google Calendar
- Todoist
- Бумага с ручкой
Из фишек, которые применяет для повышения личной эффективности:
- Структура дня, в которой есть время и на новые собрания и еженедельные повторы (планерки в одно и то же время, время для встреч, время на обед).
- Концентрация на задаче до ее полной готовности (говорить “нет” всем отвлекающим факторам).
- Когда чувствует расфокус – полностью отключает уведомления (на телефоне, ноутбуке) и работает в потоке. Также музыка бывает здорово помогает с фокусировкой.
- Прослушивание интересных подкастов или влогов во время пути в офис/домой.
- Иногда практикует Pomodoro, но не системно, так как большая часть работы Романа это взаимодействие с другими людьми, и тут надо очень гибко подстраивать график.
- Лучше всего работает публичное обязательство или договоренность. То есть, когда обещаешь или назначаешь встречу, к которой что-то нужно подготовить.
- И важно помнить о цели – зачем вообще все задумано и делается. Тогда появляется мотивация и задача выполняется быстрее.
Ирина Прокипчук (Head of CMS Department)
Ира начинает рабочий день с проверки того, что было сделано, что нужно сделать, и определения блокеров. Кроме того, к нее всегда под рукой таблица с активными проектами и список работ по отделу, которые нужно закрыть. Ира сверяет дедлайны и смотрит приоритеты. Исходя из этого составляет список задач на день.
Всегда оставляет место для текучки, потому расписывает день не на 8 часов, а на 6. По опыту часа два уходит на согласование оценок, незапланированный звонок, снятие блокеров по различным задачам, мониторинг соблюдения процессов и прочее.
Закрытие рабочего дня проходит по принципу вычеркивания из блокнота готовых задач (а если план внесен в ноутбуке, то отмечаются плюсиками сделанные задачи, а к не сделанным добавляется описание почему не сделано). По словам Иры, этот ритуал действительно добавляет 5к к мотивации 🙂
Для эффективного тайм-менеджмента Ира использует бумажный блокнот, электронные заметки, гуглодоки, Trello и Worksection.
Своевременность – основа эффективного управления временем. Задачи должны быть собраны заранее. Тогда есть время к ним подготовиться и снять блокеры – прояснить требования, детализировать. Не нужно бояться озвучивать реальные сроки, и не обещайте того, что не можете выполнить сегодня. От того, что всем наобещаешь сделать именно сегодня может только болеть голова и не покидать чувство, что все идет не по плану. В результате получим полный расфокус и ни одна задача закрыта не будет. Планируйте заранее, отказывайте, если это необходимо.
Ира уверена, что каждый должен понимать что он делает и зачем. Если есть понимание цели, важности конечного результата, то самодисциплина и организация будет на инстинктивном уровне.
Дмитрий Джус (CEO)
Дима отмечает, что с недавних пор научился начинать свой день с вечера. В конце каждого рабочего дня он планирует 5-6 задач, которые станут ключевыми на следующий день. Далее декомпозирует задачи на мелкие подзадачи, и выявляет кто будет необходим для их решения.
Если Дима выполнил не менее 60% ключевых задач, разобрал и ответил на все вопросы поступившие в течение дня – то считает, что работа была успешной.
Из программ использует:
- Google Calendar — это главный помощник, там отслеживает даже такие активности, как время в которое должен забрать брата с тренировки.
- Things — это чуть более удобный сервис, чем обычные “заметки”, там Дима научился создавать списки, перечень задач по каждому вопросу или отделу или даже человеку.
Из фишек по повышению продуктивности, Дима выделил:
- Не берись за дело, если не сделаешь его хорошо – зря потратишь время.
- Всегда держи в голове, что если не сделаешь эту задачу, то из-за твоей лени могут пострадать другие люди.
- Если хочешь хорошо проводить свой досуг, то так же хорошо необходимо проводить и время на работе (читай эффективно).
Евгений Мищенко (Head Of Marketing Department)
Свой рабочий день Женя планирует утром, перед дейли митингом в ТОПов. Довольно часто планирование дня начинается еще по пути на работу – Женя смотрит:
- какие встречи на сегодня запланированы
- какие задачи нужно будет взять в фокус дня
- что переносится со вчера
- и что нужно будет сделать в первую очередь.
Это позволяет настроиться на работу еще в пути, и сразу без “раскачек” врываться в рабочий день.
Начало рабочего дня – это всегда планерка, быстрые ответы на собравшиеся вопросы и “поедание лягушки” 🙂 Это означает, что самую неприятную, сложную задачу нужно сделать именно в начале дня. Подход “в начале дня съешь лягушку” позволяет работать более эффективно, т.к. после выполнения такой задачи все остальные кажутся намного проще, и от осознания что самое сложное сделано – работается намного лучше.
Планирование дня у Жени происходит следующим образом:
- Первым делом, смотрит какие забуканные встречи уже есть в календаре.
- Выделяет 2-3 фокусных задачи, которые важно сделать за день. Это какие-то объемные, зачастую стратегические задачи.
- Выделяет быстрые и срочные задачи, которые не требуют много времени.
Закрывает рабочий день Женя в основном либо внутренними встречами, либо какими-то задачами “на подумать”. Также иногда получается в конце дня составить себе план на следующий день, это тоже очень удобно, так как не остается невыполненных задач, и сразу по горячим следам можно составить список задач на завтра.
Что день прошел продуктивно Женя понимает, когда основные важные задачи закрыты, или по ним есть ощутимый прогресс.
Из программ Женя использует:
- Google Календарь
- Заметки (те которые по умолчанию)
- Telegram – дает возможность с помощью папок структурировать и свою коммуникацию, и расставлять приоритеты максимально эффективно
Фишки продуктивного дня от Жени:
- Прогоняйте свои задачи через матрицу “срочно-важно” – это сильно помогает с приоритетами, и некоторые задачи вообще исключает.
- Планируйте гибко, не назначайте встречи одна за одной. Закладывайте время на проверку сообщений, срочные вопросы и т.д. Как бы нам ни хотелось избежать незапланированных задач и вопросов – 99% что они все равно будут.
- Концентрируйтесь на выполнении важных задач, не позволяйте себя отвлекать. Большинство сорванных сроков по задачам – из-за расфокуса и постоянных отвлечений.
- Постарайтесь максимально структурировать свой день. Не нужно планировать его поминутно, достаточно ложиться спать и просыпаться в одно и то же время, обедать в одно и то же время. Четко регламентировать себе рабочее и личное время.
Валерия Катеринчик (HR директор)
Лера пишет начинает свой день с трех моментов:
- Просматривает задачи, которые остались со вчера
- Расставляет приоритеты
- Назначает встречи, которые нужно назначить заранее
В конце дня просматривает список задач на день, и смотрит сколько из них зачеркнуто/выполнено. Если выполнено все, что планировала, день прошел хорошо!
Из инструментов, Лера работает с:
- Листочком/блокнотом и ручкой
- Заметки в телефоне
- Telegram
Из главных фишек эффективного тайм-менеджмента Лера выделяет грамотное планирование и поставленный дедлайн.